Intro
communicazione direttore generale (18/07/2016)
La firma elettronica si chiede all'ufficio didattica di pertinenza (Nicola Micheloni / Luca Cavallaro per Economia).
Questa abilitazione serve ai docenti per poter accedere a ESSE3 con le credenziali GIA.
Si deve rinnovare ogni 2 anni (??sempre da Nicola Micheloni).
Con questa si riesce a firmare i verbali d'esame in ESSE3.
Per altri documenti viene usato l'applicativo del Cineca "USign".
Per i docenti la firma di ESSE3 viene propagata dopo 1 giorno in Usign.
Per gli amministrativi è necessario fare una richiesta ServiceDesk 001 - DIREZIONE INFORMATICA.07-RICH ACCESSO SERV INFORMATICI.Accesso U-GOV.Abilitazioni U-SIGN (Lo fa Andrea Masiero). Se hanno firma digitale chiedono di poter firmare e di poter assegnare documenti. Se non hanno firma solo di assegnare documenti
Qui l'accesso a Usign.
Vedi Wiki di Usign.
Vedi MyUnivr alla voce:
Come fare per > Informatica, wi-fi e applicazioni > Firme elettroniche
(vecchio: Vedi intranet alla voce:
Servizi, Strumenti, Firma digitale )
Per problemi (di propagazione o altro) sentire i referenti per la firma elettronica:
Matteo Lanza? per Economia - può verificare se è attivo o ha certificato scaduto,
per Usign/Mysign: Andrea Masiero o Valerio Paiusco,
per Esse3: Marco Trainotti, ...
I protocolli salvati in Titulus verranno automaticamente copiati sull'applicativo "Conserva" del Cineca.
Per problemi con i protocolli sentire Cristina Dalla Longa.
Ci sono indicazioni come stilare i documenti da digitalizzare al link seguente, vedi in particolare "manuale di gestione del protocollo ...", "manuale della conservazione", "istruzioni per la produzione di documenti accessibili ..."
Programmi per la lettura della firma digitale
Si utilizzava Dike fino al 2020 circa. Il successore fino al 2023 è stato GoSign, però nelle ultime versioni chiedeva una registrazione.
Con firme basiche si può utilizzare Acrobat Reader DC.
Con firme più evolute tipo CAdES, adesso si consiglia di usare Firma4ng.
Riassunto riunione 27/7/2016
La riunione riguardava tre tematiche: firma digitale, accessibilità dei documenti e protocollo
Firma digitale
Dal 12 agosto 2016
tutti gli atti (tutto quello con rilevanza protocollo) saranno in
modalità digitale
Si è deciso di solo
occuparsi di rendere il documento finale digitale e di non
interessarsi a tutto il workflow.
Esempio studente 150
ore: firma la presenza quando arriva. Dobbiamo dare la firma digitale
a tutti o firmiamo noi il loro arrivo (molto più semplice)?
CINECA avrà forse
pronto funzionalità a fine anno, che ci darà la possibilità di
fare a meno della SmartCard.
Si potrà anche firmare attraverso
smartphone.
Il certificato
digitale che c'è all'interno della SmartCard (che viene messa
all'interno del lettore) o la chiavetta (“token”) usb è quello
che identifica la persona che firma.
Smart Card circa 25
Euro. Token USB circa 60 Euro.
Vantaggio della
chiavetta: si può portare in giro.
Si può comprare da
Poste Italiane o dalla Camera di Commercio.
Il certificato della
firma ha una durata di 3 anni, rinnovabile una volta. Se non si
rinnova, scade.
La firma digitale
può anche essere usata per scopi privati.
Usiamo Dike o il
software della chiavetta per firmare.
3 formati possibili:
.p7m: si estrae il
documento firmato con lo stesso programma di firma, ad esempio Dike
.pdf: si apre
normalmente con Acrobat. Si può firmare direttamente e dice che è
stato firmato all'apertura. Se il file non è statico (xls con
formule) non si può utilizzare
.xlm: usi
particolari
Se stampo un
documento firmato digitalmente non si vede la firma e non ha lo
stesso valore.
Per leggere un
documento firmato non serve la Smart Card, serve un programma che
legge i file firmati tipo P7m.
Non è obbligatorio
mettere un documento firmato sul web (anzi meglio di no, ci si mette
un attimo a copiare e sostituire la firma scansionata).
Se uno vuole
accedere al documento firmato, basta dare accesso al documento
originale negli atti.
Accessibilità dei documenti
Vedere manuali di
riferimento nelle FAQ
Documenti non troppo
lunghi, semmai più documenti
Sommario per poter
orientarsi più velocemente, titoli di primo, secondo, terzo livello
Non mettere
spaziature ma interlinea, non mettere spazi impaginare paragrafo con
spaziatura prima e dopo.
Immagini con
didascalia e testo alternativo descrittivo
Funzionalità Word,
verifica documento, verifica accessibilità
Salvare in formato
aperto (docx, odt, …) o in pdf. Scegliere conforme a ISO (PDF/A):
senza macro, senza data automatica, include font utilizzati.
Non usare
Pdfcreatore o simile perché peggiora l'accessibilità del pdf.
Togliere documenti
con foto, scansioni dal web perché sono fuori legge.
Archiviazione (protocollo)
Il documento firmato
non devo tenerlo (perché poi mi scade la firma) ma devo darlo a un
azienda (Poste, Cineca, …) e poi confermare tutti i documenti ogni
anno.
Allegato N. 7 : info
teoriche
* provvedimenti:
alla firma del dirigente
decreto: alla firma
del rettore
decreto
direttoriale: alla firma del direttore generale
Dott. Rucci a dott.
Nifosì: protocollo normale
* Funzione workflow
di Titulus: Masiero invia comunicazione a rettore (scegliere:
classificazione II/1), viene approvato da gerarchia e quindi include
automaticamente Paiusco e Bianco.
Approvando in
titulus è equivalente a firmare digitalmente.
* Specializzando:
atto firmato dal rettore, stampa con conferma che c'è stata la firma
del rettore, lo specializzando firma in presenza di Cristina Dalla
Longa, lei attesta la sua firma.
* Firma elettronica
= quando si entra con le credenziali GIA nella posta elettronica vale
a tutti gli effetti, ma non vale all'esterno dell'ateneo.
* Diploma di laurea:
diploma non è necessario per la laurea, è un corredo, quindi non
prettamente necessario.
* Vicario: firmare
per conto di qualcuno se è assente. Possibile in Titulus
* Protocollo di una
email: salva email in formato xml o pdf e associa al protocollo, non
stampare
* Quando si legge un
doc inviato da titulus si mette automaticamente la propria sigla,
altrimenti si deve “modificare” il documento
* Se arriva
dall'esterno documento elettronico devo accettarlo,.ma posso
rifiutare se non è accessibile
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