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communicazione direttore generale (18/07/2016)

La firma elettronica si chiede all'ufficio didattica di pertinenza (Nicola Micheloni / Luca Cavallaro per Economia).
Questa abilitazione serve ai docenti per poter accedere a ESSE3 con le credenziali GIA.
Si deve rinnovare ogni 2 anni (??sempre da Nicola Micheloni).
Con questa si riesce a firmare i verbali d'esame in ESSE3.
Per altri documenti viene usato l'applicativo del Cineca "USign".
Per i docenti la firma di ESSE3 viene propagata dopo 1 giorno in Usign.
Per gli amministrativi è necessario fare una richiesta ServiceDesk 001 - DIREZIONE INFORMATICA.07-RICH ACCESSO SERV INFORMATICI.Accesso U-GOV.Abilitazioni U-SIGN (Lo fa Andrea Masiero). Se hanno firma digitale chiedono di poter firmare e di poter assegnare documenti. Se non hanno firma solo di assegnare documenti

Qui l'accesso a Usign.
Vedi Wiki di Usign. Vedi MyUnivr alla voce: Come fare per > Informatica, wi-fi e applicazioni > Firme elettroniche
(vecchio: Vedi intranet alla voce: Servizi, Strumenti, Firma digitale )

Per problemi (di propagazione o altro) sentire i referenti per la firma elettronica:
Matteo Lanza? per Economia - può verificare se è attivo o ha certificato scaduto,
per Usign/Mysign: Andrea Masiero o Valerio Paiusco,
per Esse3: Marco Trainotti, ...

I protocolli salvati in Titulus verranno automaticamente copiati sull'applicativo "Conserva" del Cineca.
Per problemi con i protocolli sentire Cristina Dalla Longa.

Ci sono indicazioni come stilare i documenti da digitalizzare al link seguente, vedi in particolare "manuale di gestione del protocollo ...", "manuale della conservazione", "istruzioni per la produzione di documenti accessibili ..."

Programmi per la lettura della firma digitale

Si utilizzava Dike fino al 2020 circa. Il successore fino al 2023 è stato GoSign, però nelle ultime versioni chiedeva una registrazione.
Con firme basiche si può utilizzare Acrobat Reader DC.
Con firme più evolute tipo CAdES, adesso si consiglia di usare Firma4ng.

Riassunto riunione 27/7/2016

La riunione riguardava tre tematiche: firma digitale, accessibilità dei documenti e protocollo

Firma digitale

Dal 12 agosto 2016 tutti gli atti (tutto quello con rilevanza protocollo) saranno in modalità digitale
Si è deciso di solo occuparsi di rendere il documento finale digitale e di non interessarsi a tutto il workflow.
Esempio studente 150 ore: firma la presenza quando arriva. Dobbiamo dare la firma digitale a tutti o firmiamo noi il loro arrivo (molto più semplice)?

CINECA avrà forse pronto funzionalità a fine anno, che ci darà la possibilità di fare a meno della SmartCard.
Si potrà anche firmare attraverso smartphone.
Il certificato digitale che c'è all'interno della SmartCard (che viene messa all'interno del lettore) o la chiavetta (“token”) usb è quello che identifica la persona che firma.
Smart Card circa 25 Euro. Token USB circa 60 Euro.
Vantaggio della chiavetta: si può portare in giro.
Si può comprare da Poste Italiane o dalla Camera di Commercio.
Il certificato della firma ha una durata di 3 anni, rinnovabile una volta. Se non si rinnova, scade.
La firma digitale può anche essere usata per scopi privati.

Usiamo Dike o il software della chiavetta per firmare.
3 formati possibili:
.p7m: si estrae il documento firmato con lo stesso programma di firma, ad esempio Dike
.pdf: si apre normalmente con Acrobat. Si può firmare direttamente e dice che è stato firmato all'apertura. Se il file non è statico (xls con formule) non si può utilizzare
.xlm: usi particolari

Se stampo un documento firmato digitalmente non si vede la firma e non ha lo stesso valore.
Per leggere un documento firmato non serve la Smart Card, serve un programma che legge i file firmati tipo P7m.
Non è obbligatorio mettere un documento firmato sul web (anzi meglio di no, ci si mette un attimo a copiare e sostituire la firma scansionata).
Se uno vuole accedere al documento firmato, basta dare accesso al documento originale negli atti.

Accessibilità dei documenti

Vedere manuali di riferimento nelle FAQ

Documenti non troppo lunghi, semmai più documenti

Sommario per poter orientarsi più velocemente, titoli di primo, secondo, terzo livello

Non mettere spaziature ma interlinea, non mettere spazi impaginare paragrafo con spaziatura prima e dopo.

Immagini con didascalia e testo alternativo descrittivo

Funzionalità Word, verifica documento, verifica accessibilità

Salvare in formato aperto (docx, odt, …) o in pdf. Scegliere conforme a ISO (PDF/A): senza macro, senza data automatica, include font utilizzati.

Non usare Pdfcreatore o simile perché peggiora l'accessibilità del pdf.

Togliere documenti con foto, scansioni dal web perché sono fuori legge.

Archiviazione (protocollo)

Il documento firmato non devo tenerlo (perché poi mi scade la firma) ma devo darlo a un azienda (Poste, Cineca, …) e poi confermare tutti i documenti ogni anno.

Allegato N. 7 : info teoriche

* provvedimenti: alla firma del dirigente

decreto: alla firma del rettore

decreto direttoriale: alla firma del direttore generale

Dott. Rucci a dott. Nifosì: protocollo normale

* Funzione workflow di Titulus: Masiero invia comunicazione a rettore (scegliere: classificazione II/1), viene approvato da gerarchia e quindi include automaticamente Paiusco e Bianco.

Approvando in titulus è equivalente a firmare digitalmente.

* Specializzando: atto firmato dal rettore, stampa con conferma che c'è stata la firma del rettore, lo specializzando firma in presenza di Cristina Dalla Longa, lei attesta la sua firma.

* Firma elettronica = quando si entra con le credenziali GIA nella posta elettronica vale a tutti gli effetti, ma non vale all'esterno dell'ateneo.

* Diploma di laurea: diploma non è necessario per la laurea, è un corredo, quindi non prettamente necessario.

* Vicario: firmare per conto di qualcuno se è assente. Possibile in Titulus

* Protocollo di una email: salva email in formato xml o pdf e associa al protocollo, non stampare

* Quando si legge un doc inviato da titulus si mette automaticamente la propria sigla, altrimenti si deve “modificare” il documento

* Se arriva dall'esterno documento elettronico devo accettarlo,.ma posso rifiutare se non è accessibile